英文メールの超基礎にも書きましたが、
英文メールを書く最大の目的は「コミュニケーション」
意思疎通を図れなければ意味がない
そう言うとハードルが上がりますが、見方を変えれば、意思疎通が図れれば OK ということになります。翻訳会社に勤めていたとき、後輩には意思疎通が図れれば OK という方に重点を置いて伝えました
英文メールを書くにあたって後輩に伝えていたポイントを紹介します
■ 難しい英文は書こうとしなくてOK
Simple is the best. シンプルな英文の方が誤解を招くことが少ないし、英文を書く労力も少なくて済みます
■ スペルチェック機能を活用する
単語の書き間違いは修正のしようがないけれど単純なスペルミスは修正した方が相手の印象も良くなるし、こちらの意図も確実に伝わります
■ 必要時以外は全角文字を使わない
最近のOSやブラウザーでは問題ないかもしれませんが、中黒など全角の記号は相手の環境で文字化けする可能性があります。代わりに使える半角文字があるなら、半角文字を使うのが親切です（ただし、何らかの理由で日本語の文字を提示する必要がある場合は、この限りではありません）
■ 相手が日本語を理解しない前提で書く
翻訳の仕事に携わっていないと該当しないかもしれませんが、英文メールをやり取りする場合、相手の人は日本語に関する知識を持っていない可能性が高いです。そんな相手に「ひらがな」や 「カタカナ」という表現を使っても到底理解してもらうことはできません。
日本人を相手に説明するときとは違う表現を駆使することがコミュニケーションを成立させる上で重要になります。
■ メールの80%は定型表現で対応できる
英文メールに限ったことではありませんが、翻訳案件では、お客さんとやり取りするメールの内容は決まったものが多かったです。
見積もり、対応可否の返信、納期交渉、QA、納品が主なもので、これ以外のものの発生頻度は高くないので、ある程度の期間、英文メールを書くと気が楽になります。英文メールを書くのが苦手な人には自分用に雛形を作ることをオススメします。
■ 相手が使う表現に合わせる
相手が使っている表現に合わせると意思疎通が図りやすくなるので、ぜひ試してみてください
ただし、英語非ネイティブの人からもらう英文メールは、英語として正しくないことも多いので、英文メールを書くのに慣れてくると対応に悩むかもしれません。
■ 結論を先に書く
ビジネスメールであれば日本語の場合も同じことが言えるかもしれませんが、日本語は理由を述べてから、最後に結論を述べる言語ですが、英語は基本的に結論を述べてから理由を述べる言語です。
メールが長くなればなるほど、メールの冒頭に論点を持ってくることが重要になります。
■ 1段落、1トピック
英文メールが長くなった場合は、1段落に複数のトピックを詰め込んでいないか確認することをオススメします。
これはあくまでも英文メールを書くときのポイントです。英訳のポイントではないのでご注意ください
後輩の最大の心の拠り所になったのは、
「自分の書いた英文に自信がなければ添削するから、
いつでも聞いてね」
と私が言っていたことだと思います
最初のうちは頻繁に聞いてきた後輩も徐々に自分で対応する自信を付けて自力で対応するようになっていました
ちょっと過保護だったかもしれないけど後輩がおかしな英文をお客さんに送ることも防げたし、後輩の英文ライティングの指導にもなったので、社内の対応としては悪くなかったのではないかと思っています
