前回は英文メールの基礎について書いたので、今回はメール対応で気を付ける点を書きだしてみたいと思います
■ 送信者との時差を把握する
英文メールをやり取りする相手は、海外に住んでいる場合がほとんどです。時差があるため、メールを送っても基本的にすぐには返事がもらえません。
自分の作業効率を上げるためにも、相手とのコミュニケーションをスムーズに図るためにも相手の人が住んでいる地域と働いている時間帯を把握することをオススメします。
署名を入れてくれる人なら、そこに住んでいる地域を特定する手掛かりが何かしら含まれているはずですが、署名がない場合は、相手に聞くのが確実です。
ただし、中国、インド、東欧に住んでいる人は必ずしもタイムゾーンに沿った時間に働いているとは限らないので、相手から来るメールの時間を少しトラックしてみると良いと思います。
相手との時差を把握すると、メール対応の優先 順位が付けやすくなり、細かい納期交渉もしやすくなるので、オススメです。
国や地域にもよりますが、連絡が取りやすい時間帯は下記の通りです。担当者によるバラツキもあるので、そこまでトラックできるとさらに良いと思います。
・アメリカ - 朝一 or 22 時以降
・アジア - 時差は 0.5〜 3 時間 （日本が先）
・ヨーロッパ - 16 時以降
■ 日時は必ずタイムゾーンを明記する
スケジュールがタイトな案件が少なくないと思うので納期をきちんと把握することが大切です。
相手が住んでいる地域の時間なのか、日本時間（JST）なのかを確認すると無用なトラブルを防ぐことができます。
相手が住んでいる地域の時間で指定された場合はサマータイムの有無を確認しておくと安心です。
SOB/COB/EOD* などで指定された場合は、スケジュールのタイトさに応じて具体的な時間を確認したり、SOB が指定されている場合は数時間延長してもらえる余地があるかを聞いてみることをオススメします。正午まで延ばしてもらえることも結構ありました。
*SOB/COB/EOD などの略語については、次の投稿で解説できればと思います
■ 余裕があれば個人的なネタを入れる
ビジネスの付き合いと言えども、最終的にモノを言うのは人間関係です。
少しでも相手と良い関係を構築していると、困ったときに親切にしてもらえたり、納期の交渉ごとに応じてもらいやすくなったり、新規案件の話を優先的にもらえるようになったりしました。
ビジネス上プラスに働かなくても、気持ち良く仕事ができるのでオススメです。
祝日前や休暇前には、「Enjoy your holiday :)」という 1 文でメールを終わらせたり、祝日明けや休暇明けには、「Hope you had a nice holiday/long weekend/day off :)」という 1 文でメールを始めたり、自動応答などで体調不良だったことを把握しているなら、「Hope you are feeling better now.」のように相手を気遣う 1 文を入れたりしていました。
日本語だと書きづらい内容かもしれませんが英語圏の文化では違和感ないことみたいなので余裕があれば、個人的な状況にコメントしてみると良いと思います。
