ここで紹介するのは、私が仕事をしながら得た知識をベースにしているので、英文法的に正しくないものが含まれている可能性もあります
ただ、英文メールをやり取りした相手の大半は非英語ネイティブの人で、先方のメールに英文法上の誤りが散見されることが少なくなかったので大きな問題にはならないと思います
英文法的に正しいかどうかに捕われすぎると、メールを書くのに時間がかかったり、メールを書くのが億劫になったりするので、ほどほどに気にすることをお勧めします
中学校で学ぶ英文法がクリアできていれば、基本的な英文メールは問題なくやり取りできるはずなので、気負いは不要です
■メールの書き出し
メールの書き出し方には数パターンあります
基本的には相手の書き方に合わせれば OK ですが、新しい担当者とやり取りする場合は同じ会社の担当者と同じように対応すれば良いと思います
Hi xxx,
Hello xxx,
Dear xxx,
相手の名前は入れるようにするのが親切ですが、3 人以上に送る場合は、Hi all や Hi team などの表現で代用できます
サポート窓口など担当者の名前が分からない場合は、Dear Support Personnel や To who may concern などが使えます
Mr. や Ms. が使われることは滅多にありませんが、フォーマル度が上がると敬称が使われるようです
■ 主語について
日本語は主語が省略可能な言語ですが、英語は基本的に主語が必要な言語です
英文メールを書く場合の基本スタンスは
・会社にお勤めの方は We
・個人で仕事をしている方は I
会社にお勤めの場合でも、明らかに個人的なことを書くときには I を使います
例えば、個人的にお休みを取ったり、会社ではなく個人的に対応する場合、個人的な意見を述べる場合などです
■ 頻出の略称
SOB (start of business)：始業時間
COB/EOB (close of business/end of business)：終業時間
EOD (end of day)：その日中
ASAP (as soon as possible)：至急
OOO (out of office)：お休み、不在
■ 受領確認
Received the xxx with thanks.
xxx を受け取りました。ありがとうございます
Confirmed the receipt of the xxx.
xxx を受け取りました
■ 添付して送付
Here you are.
こちらに添付しました
Please find attached the file.
添付ファイルをごかくにんください
We have come up with a couple of queries.
いくつか質問が出てきました
■ その他
Do you have any update on xxx?
xxx については、その後いかがですか？
■ メールの結びの1文
日本語のメールは、「よろしくお願いいたします」で事足りることが多いですが、英語にはこれに該当する表現がありません
いくつかの定型表現を覚えて応用すると、メールの結びの1文に困らなくなると思います
Look forward to hearing from you soon.
Hope to hear from you soon.
ご連絡をお待ちしております。
Look forward to the file handoff.
ファイルのハンドオフをお待ちしております。
Look forward to the update.
続報をお待ちしております。
Please get back to us ASAP today.
今日なるべく早くお返事をください。
Please keep us posted.
最新の情報が入り次第、ご連絡をお願いします。
Hope we have another chance to work with you in the near future.
また一緒にお仕事できる機会があれば幸いです
予定していた作業がキャンセルになったとき、案件が終わったときなどに使います
■ think は必要なときのみに使う
英文メールの対応を始めて間もない後輩が書く文面で気になったのは、think の多用でした
日本語で文章を考えてから、英文メールを書くことが原因だと思いますが、相手を不安にさせたり、こちらの意図が伝わらない可能性もあるので要注意です
自分が書いた英文メールに think が含まれている場合は、他の動詞を使えないか、think の使用を省略できないかを考えてみることをお勧めします
物事をストレートに伝えることを意識すると think の多用は回避できるかもしれません
分かりやすい例文が思い付かなかったのでとりあえずの例文を以下に記載しますが
良いものが出てきたら差し替えるつもりです
【あと一歩】
I think we can take care of this task with the specified schedule but I need to check with my boss for final confirmation.
【Better】
I need to check our availability with my boss, but we should be able to take care of this task with the specified schedule. Please allow me to get back to you within one hour.
